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samedi 8 avril 2017

Comment exporter vos tâches Outlook hors-ligne?

Sauvegarder vos tâches Outlook hors-ligne

En l'absence d'une synchronisation des tâches Outlook avec un serveur ou un service  de tâches, les gens pensent généralement à exporter leurs tâches vers des fichiers iCal (.ics), .csv, .pst, ou Excel. Si vous travaillez uniquement avec Outlook, il est recommandé d'exporter ces informations vers des fichiers .pst afin d'assurer la meilleure importation possible par le futur. Cependant, les utilisateurs d'Outlook exportent en général leurs tâches afin de les utiliser avec d'autres applications ou bases de données. Utiliser un fichier .csv n'est pas un très bon choix, car les caractères non-latins sont généralement corrompus lors de l'exportation. En conséquence, la meilleure méthode d'exportation consiste à utiliser un fichier iCal.

L'équipe d'EVO a, après EVO Collaborator for Outlook, encore une fois conçu un plugin à Outlook très utile. Ça s'appelle Power Toys for Outlook. Cet ensemble de plugins inclut un excellent outil d'exportation des tâches Outlook. Il y a 2 façons différentes pour PTO d'exporter les tâches.
Power Toys for Outlook

1. Exporter les tâches sous forme de vCalendars (ICal(ics)) – C'est la même chose que le Enregistrer sous de Outlook, sauf qu'Outlook ne peut enregistrer qu'une seule tâche par opération. PTO est capable d'enregistrer toutes les tâches en une seule fois.

2. Exporter les tâches dans un seul vCalendar (ICal(ics) – Puisque le protocole vCalendar est capable d'enregistrer plusieurs tâches sur un seul fichier, PTO vous épargne l'embarras de devoir gérer des centaines, voire des milliers de fichiers iCal (ics).

Voici un petit guide pour exporter vos tâches Outlook :

1. Télécharger Power Toys for Outlook sur le site web officiel d'EVO ;

2. Fermer Outlook et lancer setup.exe avec les droits administrateur ;

3. Ouvrir Outlook et cliquer en haut sur l'onglet Power Toys ;


4. Cliquer sur Exporter les tâches ;

5. Sélectionner votre dossier de tâches Outlook ;


6. Cliquer sur l'un des 2 types d'exportation ;


7. Un dossier organisé par date va s'ouvrir, découvrant tous les fichiers iCal (ics) créés.

Comme vous pouvez le constater, exporter les tâches Outlook est devenu simple comme bonjour.


Comment exporter vos contacts Outlook

Sauvegarder vos contacts Outlook hors-ligne

En l'absence d'une synchronisation des contacts Outlook avec un serveur ou un service de carnet d'adresses, les gens pensent généralement à exporter leurs contacts vers des fichiers vCard(.vcf), .csv, .pst, ou Excel. Si vous travaillez uniquement avec Outlook, il est recommandé d'exporter ces informations vers des fichiers .pst afin d'assurer la meilleure importation possible par le futur. Cependant, les utilisateurs d'Outlook exportent en général les contacts Outlook afin de les utiliser avec d'autres applications ou bases de données. Utiliser un fichier .csv n'est pas un très bon choix, car les caractères non-latins vont être corrompus lors de l'exportation. En conséquence, la meilleure méthode d'exportation consiste à utiliser un fichier vCard.

L'équipe d'EVO a, après EVO Collaborator for Outlook, encore une fois conçu un plugin à Outlook très utile. Ça s'appelle Power Toys for Outlook. Cet ensemble de plugins inclut un excellent outil d'exportation des contacts Outlook. Il y a 5 façons différentes pour PTO d'exporter les contacts.
Power Toys for Outlook

1. Exporter les contacts sous forme de vCards (Outlook VCARD 2.1) – C'est la même chose que le Enregistrer sous de Outlook, sauf que Outlook ne peut enregistrer qu'une seule vCard par opération. PTO est capable d'enregistrer tout le carnet d'adresses en une seule fois.

2. Exporter les contacts sous forme de vCards (VCARD 3.0) – C'est la même chose qu'en #1, sauf que les vCards sont enregistrées au format VCARD 3.0.

3. Exporter les contacts dans une seule vCard (VCARD 3.0) – Puisque le protocole vCard est capable d'enregistrer plusieurs contacts dans un seul fichier, PTO vous épargne l'embarras de devoir gérer des centaines, voire des milliers de fichiers vCard.

4. Exporter les contacts sous forme de Document Excel – PTO vous permet d'exporter tous les contacts Outlook dans un fichier Excel pour en donner une meilleure vue et en couvrant quasiment tous les champs utilisés par les contacts Outlook.

5. Exporter les contacts dans une seule vCard (pour Thunderbird) – En réalité, les fichiers vCard issus d'Outlook présentent peu de problèmes de compatibilité lorsque vous les importer dans Thunderbird. PTO apporte une petite touche supplémentaire pour perfectionner l'exportation des fichiers vCard afin que l'importation dans Thunderbird se passe le mieux possible.

Voici un petit guide pour exporter vos contacts Outlook :

1. Télécharger Power Toys for Outlook sur le site web officiel d'EVO ;

2. Fermer Outlook et lancer setup.exe avec les droits administrateur ;

3. Ouvrir Outlook et cliquer en haut sur l'onglet Power Toys ;


4. Cliquer sur Exporter les contacts ;

5. Sélectionner votre dossier de contacts Outlook ;


6. Cliquer sur l'un des 5 types d'exportation ;


7. Un dossier organisé par date va s'ouvrir, découvrant tous les fichiers vCard créés.

Comme vous pouvez le constater, exporter les contacts Outlook est devenu simple comme bonjour.

Comment exporter vos rendez-vous Outlook?

Sauvegarder vos calendriers Outlook hors-ligne

En l'absence d'une synchronisation du calendrier Outlook avec un serveur ou un service de calendrier, comme un serveur CalDAV et Exchange, les gens pensent généralement à exporter leurs calendriers vers des fichiers iCal (.ics), .csv, .pst, ou Excel. Si vous travaillez uniquement avec Outlook, il est recommandé d'exporter ces informations vers des fichiers .pst afin d'assurer la meilleure importation possible par le futur. Cependant, les utilisateurs d'Outlook réalisent ces exportations en général pour importer leurs rendez-vous vers d'autres applications ou bases de données. Utiliser un fichier .csv n'est pas un très bon choix, car les caractères non-latins vont être corrompus lors de l'exportation. En conséquence, la meilleure méthode d'exportation consiste à utiliser un fichier iCal. 

L'équipe d'EVO a, après EVO Collaborator for Outlook, encore une fois conçu un plugin à Outlook très utile. Ça s'appelle Power Toys for Outlook. Cet ensemble de plugins inclut un excellent outil d'exportation du calendrier Outlook. Il y a 4 façons différentes pour PTO d'exporter les rendez-vous du calendrier. 
Power Toys for Outlook

1. Exporter les rendez-vous sous forme de vCalendars (Outlook ICal(ics)) – C'est la même chose que le Enregistrer sous de Outlook, sauf qu'Outlook ne peut enregistrer qu'un seul rendez-vous par opération. PTO est capable d'enregistrer tout le calendrier dans le dossier en une seule fois.

2. Exporter les rendez-vous sous forme de vCalendars (ICal(ics); Olson Timezone; UTF8) – C'est la même chose qu'en #1, sauf que les rendez-vous sont enregistrés selon la Olson Timezone et en UTF8. Olson Timezone est le fuseau horaire le plus répandu et utilisé à l'exception de la Windows Timezone. Si vous exportez les rendez-vous de votre calendrier ailleurs, comme sur Google Agenda ou sur un autre service de calendrier, alors le destinataire ne sera pas capable de les reconnaître et l'importation échouera. De plus, le déploiement en UTF8 empêche les caractères non-latins de se transformer en caractères corrompus.

3. Exporter les rendez-vous dans un seul vCalendar (ICal(ics); Olson Timezone; UTF8) – Puisque le protocole vCalendar est capable d'enregistrer plusieurs rendez-vous dans un seul fichier, PTO vous épargne l'embarras de devoir gérer des centaines, voire des milliers de fichiers iCal (ics).

4. Exporter les rendez-vous sous forme de Document Excel – PTO vous permet d'exporter tous les rendez-vous du calendrier Outlook vers un fichier Excel pour en donner une meilleure vue et en couvrant quasiment tous les champs utilisés par les rendez-vous Outlook.

Voici un petit guide pour exporter vos rendez-vous Outlook :

1. Télécharger Power Toys for Outlook sur le site web officiel d'EVO ;

2. Fermer Outlook et lancer setup.exe avec les droits administrateur ;

3. Ouvrir Outlook et cliquer en haut sur l'onglet Power Toys ;


4. Cliquer sur Exporter les rendez-vous ;

5. Sélectionner votre dossier de calendriers Outlook ;


6. Cliquer sur l'un des 4 types d'exportation ;


7. Un dossier organisé par date va s'ouvrir, découvrant tous les fichiers iCal (ics) créés.

Comme vous pouvez le constater, exporter le calendrier Outlook est devenu simple comme bonjour.

Comment faire fonctionner la notification push de Gmail dans Outlook ?

Outlook permet à ses utilisateurs d'ajouter leur compte Gmail afin qu'ils puissent recevoir leurs emails via le protocole IMAP. Cependant, Outlook ne vérifie les emails de l'utilisateur qu'en suivant une fonctionnalité d'envoi/réception automatique programmée. Le temps minimum entre deux vérifications est d'une minute.

Existe-t-il un moyen de déployer la notification push de Gmail sous Outlook ? Oui, ce moyen existe. GGNotify de Power Toys for Outlook peut vérifier Gmail pour vous dès l'arrivée des emails. Voici comment faire :
Power Toys for Outlook

1. Télécharger Power Toys for Outlook sur le site web officiel d'EVO ;

2. Fermer Outlook et lancer setup.exe avec les droits administrateur ;

3. Ouvrir Outlook et cliquer en haut sur l'onglet Power Toys ;


4. Cliquer sur Configurer le compte Gmail ;


5. Entrer votre compte Gmail ;

6. Cliquer sur le bouton Autoriser Outlook à recevoir les notifications PUSH de Gmail pour lancer l'Oauth ;

7. Personnaliser les options en-dessous en suivant les instructions ;

8. Cliquer sur Sauvegarder puis sur Quitter.

Avec ce plugin à Outlook, Outlook ne recevra plus jamais les emails de Gmail en retard.

Comment faire des Cci automatiques avec Outlook?

Au travail, on écrit chaque jour de nombreux emails. Pour le cas où certains destinaires doivent recevoir une copie carbone (Cc), Outlook fournit une fonctionnalité Règles et Alertes qui permet un transfert automatique du message à une liste de personnes sous certaines conditions. Cependant, cette fonctionnalité ne correspond pas tout à fait à notre besoin d'envoyer une copie carbone invisible (Cci) aux destinataires qui ne sont pas censés être révélés dans l'échange d'emails.

Pour envoyer ces Cci automatiquement il nous faut intégrer du code VBA ou utiliser un outil tierce comme un plugin à Outlook. Je pense qu'il est trop pénible de réaliser le code, donc je préfère utiliser un plugin à Outlook. L'une des fonctionnalités de Power Toys for Outlook est le Cci automatique. C'est assez simple et les étapes d'installation sont ci-dessous :
Power Toys for Outlook

1. Télécharger Power Toys for Outlook sur le site web officiel d'EVO ;

2. Fermer Outlook et lancer setup.exe avec les droits administrateur ;

3. Ouvrir Outlook et cliquer en haut sur l'onglet Power Toys ;


4. Cliquer sur Configurer Cci ;


5. Tapez la ou les adresses emails dans Envoyer automatiquement en Cci vers ces adresses emails :

6. Dans les champs à côté de De, À, Objet, Corps du message and Nom de la pièce-jointe, sélectionner parmi égal, différent de, contient, ne contient pas.

7. Dans les champs à côté, tapez le ou les mots-clés avec le ou lesquels PTO doit faire la comparaison ;

8. Cliquer sur Sauvegarder puis sur Quitter.

C'est un outil d'envoi automatique de Cci très facile d'utilisation. Il est dommage qu'il ne gère actuellement qu'une seule règle. Espérons qu'une mise à jour ultérieure permettra d'en définir plusieurs.

samedi 1 avril 2017

Synchroniser Google Agenda et Gmail avec Outlook en temps réel avec les Notifications Push

Cela fait 2 ans maintenant que j'ai écrit l'article sur “Comment synchroniser Google Agenda avec Outlook”. Beaucoup de choses ont changé depuis. Désormais, beaucoup d'entre vous savent comment synchroniser Google Agenda et le carnet d'adresses avec Office 365, Outlook 2016/2010/2013/2007. Aujourd'hui, je vais mettre à jour cet article et je vais m'étendre un peu sur comment synchroniser les Tâches Google avec Outlook, comment synchroniser Google Agenda en temps réel, et comment synchroniser la boite de réception de Gmail avec Outlook en temps réel en utilisant IMAP et la technologie de Notification Push.


Pour vous rafraichir la mémoire :
Synchronisation Google Agenda : Erreur de synchronisation de votre agenda. Code erreur : 2016. Merci de consulter notre Centre d'Aide pour plus d'informations. 

Les messages d'erreur classiques ont émergé le 01/08/2014 quand vous essayiez d'utiliser Google Calendar Sync for Outlook. La raison derrière ces messages était que Google avait décidé de mettre fin à l'accès à ce service de synchronisation gratuit. Les utilisateurs doivent dorénavant payer pour pouvoir utiliser son successeur appelé GASMO (Google App Sync for Microsoft Outlook) tandis que Microsoft n'a toujours pas intégré de moyen dans le récent Outlook 2016 pour réaliser une synchronisation avec les contacts, agendas et tâches de Google. Les utilisateurs de la version gratuite de Gmail sont encore aujourd'hui à la recherche d'une alternative à GASMO.

Technologie Push

Il n'y a pas que GASMO. Il me semble que nombre d'entre vous utilisent des smartphones Android. Quand vous recevez un email sur votre compte Gmail, votre smartphone vous en avertit immédiatement. Vous êtes probablement tellement habitué à cela que vous ne vous rendez plus compte que c'est la fonctionnalité de Gmail Push qui le permet. Grâce à la notification push, vous pouvez recevoir vos emails en temps réel. Cependant, Outlook est conçu de manière à vérifier les emails seulement toutes les quelques minutes. Existe-t-il un moyen pour Outlook de réaliser une synchronisation avec la boite de réception de Gmail ?

Qu'est-ce que la synchronisation en temps réel de Google Agenda avec Outlook ?

Les événements de l'agenda que vous créez ailleurs (par exemple sur un smartphone Android) sont immédiatement ajoutées sur vos autre appareils ou programmes. Pour ce que j'en sais, pratiquement tous les autres outils de synchronisation sont basés sur une synchronisation manuelle ou avec un compteur pour ajouter les nouveaux événements depuis Google Agenda.

Qu'est-ce que la Notification Push Gmail ?

Les emails arrivant sur Gmail peuvent être “poussés” grâce à la Notification Push de Gmail. Lorsque de nouveaux emails arrivent sur votre boite de réception Gmail, Google envoie une notification sur votre appareil ou programme. Vous entendez alors une alerte sonore et la boite de réception de Gmail réalise automatiquement une brève synchronisation des emails.


 
Est-il possible de synchroniser à la fois les emails de Gmail et Google Agenda avec Microsoft Outlook en temps réel comme mentionné ci-dessus ?

Bien sûr que c'est possible ! EVO Collaborator for Outlook le fait pour vous. En plus de synchroniser les contacts Gmail et les tâches avec Outlook, vous bénéficierez d'une synchronisation en temps réel de Google Agenda et de votre boite de réception Gmail (IMAP).


La technologie derrière EVO Collaborator for Outlook


EVO collaborator for Outlook utilise différentes API Google, dont l'API Google Contacts, l'API Google Agenda, l'API Gmail, l'API de Tâches Google, pour que Outlook puisse communiquer avec les services Google. CardDAV et CalDAV sont également utilisés afin de réaliser la synchronisation avec les services CardDAV et CalDAV les plus populaires, tels que iCloud, Synology, Yahoo!, GMX ownCloud, etc.


Récapitulatif de la synchronisation d'ECO avec les contacts Google, l'agenda et les tâches

1. Télécharger et installer EVO Collaborator for Outlook en cliquant sur Éxecuter en tant qu'administrateur

2. Ouvrir 2007/2010/2013/2016 et cliquer sur l'onglet EVO


3. Cliquer sur Configurer le profil et sélectionner le Profil #6 


4. Entrer votre compte Gmail (si Gmail est déjà configuré dans Outlook, votre compte Gmail sera détecté automatiquement et listé dans l'espace de l'adresse email) et cliquer sur TESTER pour lancer Google OAuth (Authentification)


5. Une fois authentifié, cliquer sur Appliquer et sur Quitter pour fermer la fenêtre Configurer le profil. La synchronisation va se faire. Assurez-vous de cliquer sur les sections Calendrier/Contacts/Tâches de Outlook en bas à gauche et vous trouverez vos contacts, calendriers et tâches tels qu'ils sont dans, respectivement, les contacts Gmail, Google Agenda, et les tâches Google.


Le compagnon ultime de Gmail pour Outlook est enfin là !

Avec la synchronisation des contacts/calendriers/tâches d'ECO, ainsi que la Notification Push de Google Agenda et la Notification Push de Gmail sur Outlook, maintenant Microsoft Outlook et Gmail fonctionnent comme une vraie famille.

vendredi 6 novembre 2015

Synchroniser Outlook avec MailEnable Server

Synchroniser Outlook avec MailEnable Server 

MailEnable Server est une solution de messagerie assez répandue dans les PME. L’une de ses caractéristiques collaboratives les plus utiles est la possibilité de partager ses contacts, ses calendriers et ses tâches. 

Une alternative décente à Exchange

Pour constituer une alternative crédible à Exchange, MailEnable fournit son propre connecteur à Outlook permettant ainsi aux utilisateurs d’Outlook d’accéder à leurs informations sur MailEnable Server. Cependant, il y a eu plusieurs retours d’utilisateurs se plaignant que le connecteur était lent et bugué.

A la découverte des mystérieuses URLS CardDAV et CalDAV

Lorsque nous désirons accéder à des données CardDAV et CalDAV sur MailEnable Server depuis un logiciel-tiers tel que Thunderbird, nous avons besoin de connaître les URLs de contacts, de calendriers et de tâches. Mais comment ? C’est facile ! Utilisez un appareil sous iOS pour ajouter un service CalDAV ou CardDAV ; vous pourrez trouver la véritable URL dans les Paramètres avancés.

Trouver des solutions CalDAV et CardDAV qui fonctionnent réellement avec Outlook
Personnellement, je trouve EVO Collaborator assez pratique à utiliser. De plus, il est capable de trouver tout seul les URL CardDAV et CalDAV. Voici comment faire :


  1. Téléchargez et installez EVO Collaborator for Outlook sur le site officiel
  2. Ouvrez Outlook et allez dans Configurer Profil(s)
  3. Entrez l’IP de votre serveur MailEnable ainsi :
    https://<IP_du_serveur>:port
  4. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe. Cliquez sur TESTER
  5. Les URLs CardDAV et CalDAV devraient apparaître, comme ci-dessous :

Détecter plusieurs dossiers et choisir parmi eux

Dans ECO, dans Configurer profil(s), juste à droite des URLs, cliquez sur l’icône de dossier pour choisir entre dossier Personnel ou Public. Si vous sélectionnez dossier public, les URLs publiques vont apparaître.

Si vous utilisez Outlook, alors vous pouvez continuer avec ECO. Si vous avez besoin d’accéder au serveur MailEnable depuis Thunderbird, vous pouvez copier-coller les URLs précédentes dans les plug-ins SoGO Connector ou Lightning pour Thunderbird.